Cel mai vechi document pregătit pentru transfer din arhiva sediului central datează din 1978, însă există și acte mai vechi, din anii ’50, păstrate într-un spațiu de pe strada Văcărescu.

Procesul de digitalizare va permite consultarea online, fără a mai fi nevoie de deplasare la arhivă. Documentele vor putea fi căutate și filtrate după criterii clare astfel încât solicitările să fie soluționate mult mai eficient.

Reprezentanții municipalității au transmis, miercuri, că peste 500 de cutii cu documente oficiale au fost deja transferate din arhiva Primăriei Municipiului Timișoara, în cadrul celui mai amplu proces de digitalizare și reorganizare a fondului documentar.

„Acum doi ani am făcut primul pas, digitalizând toate autorizațiile de construire emise în ultimii cinci ani – prima etapă de retrodigitalizare a arhivei Primăriei. În prezent, lucrăm la un nou set de documente, cu obiectivul ca, treptat, întreaga arhivă pe hârtie să fie transformată în format digital. Această inițiativă face parte din efortul mai larg prin care am mutat deja majoritatea serviciilor Primăriei în online. Astfel, reducem birocrația, protejăm documentele istorice, le oferim timișorenilor acces rapid și simplu la informații și eficientizăm activitatea administrației”, a declarat primarul Dominic Fritz.

În clipa de față, arhiva este împărțită între sediul primăriei de pe Bulevardul C. D. Loga și alte locații de pe străzile Miorița, Daliei și Văcărescu. Toate documentele din aceste locații vor fi sortate, inventariate și ambalate în cutii de arhivare rezistente, apoi transferate într-un spațiu autorizat, specializat în păstrarea și conservarea arhivelor.

Totodată, procesul de digitalizare presupune și scanarea documentelor cu recunoaștere optică a caracterelor (OCR), indexarea și organizarea pe criterii tematice. Astfel, originalele vor fi protejate de manipulare repetată, iar cetățenii vor avea acces rapid la copii digitale fidele prin intermediul unei platforme online securizate.

Conform reprezentanților municipalității, în cazurile în care este necesară consultarea originalului, documentul va fi pus la dispoziție în maximum 48 de ore, respectiv 24 de ore pentru solicitările de urgență.

Depozitarea documentelor se va face în condiții conforme cu reglementările Arhivelor Naționale, în spații dotate cu sisteme de control al temperaturii și umidității, supraveghere video, securitate și protecție împotriva incendiilor.

Va exista un sistem bazat pe coduri de bare, care va permite urmărirea fiecărui document în toate etapele de manipulare și consultare. Pentru documentele degradate, sunt prevăzute servicii specializate de recondiționare, restaurare și legătorie, astfel încât acestea să fie conservate în cele mai bune condiții.

Serviciile de digitalizare vor fi asigurate de o firmă autorizată, selectată prin achiziție publică, pentru o perioadă de patru ani, până în anul 2029. Valoarea totală a contractului se ridică la șase milioane lei, fără TVA, deci 7,14 milioane de lei cu TVA.

Firma câștigătoare a contractului este Iron Mountain.