Acesta identifică organizația emitentă în mod similar cu ștampila clasică și permite detectarea modificărilor ulterioare, fără ca o persoană să aprobe fiecare document emis automat.

Acest articol compară sigiliul și semnătura electronică și arată care sunt criteriile prin care poți alege instrumentul potrivit pentru fluxurile digitale ale organizației tale.

Cum alegi între semnătura electronică și sigiliul electronic?

Pentru a alege între semnătură electronică și sigiliu, o companie trebuie să înțeleagă cum funcționează fiecare produs. Semnătura electronică este creată de o persoană fizică și exprimă actul acesteia de a semna.

Sigiliul electronic este creat în numele persoanei juridice care emite documentul. El nu identifică persoana care a semnat un anumit act.

Comisia Europeană compară funcția sigiliului electronic cu cea a ștampilei tradiționale

Spre deosebire de ștampila pe hârtie, un sigiliu electronic calificat permite și verificarea originii și integrității datelor astfel:

• Organizația este identificată în certificatul sigiliului electronic calificat;

• Orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată;

• Originea și integritatea datelor pot fi verificate în documentul electronic.

De exemplu, pe o factură generată automat, sigiliul electronic calificat permite verificarea identității companiei emitente și detectarea modificărilor ulterioare ale fișierului.

Criterii de comparație între semnătura electronică și sigiliul electronic

Criteriu	Semnătură electronică	Sigiliu electronic
Cine acționează	O persoană fizică	O persoană juridică
Ce susține	Actul de semnare al persoanei și identitatea acesteia	Originea și integritatea datelor emise de organizație
Caz frecvent	Aprobarea sau asumarea unui document	Emiterea automată a documentelor în numele organizației
Efectul formei calificate	Are efect juridic echivalent cu cel al semnăturii olografe	Prezumția integrității datelor și a corectitudinii originii lor

Cum se aplică un sigiliu electronic pe documentele emise automat?

Documentele emise automat sunt trimise (în general printr-o automatizare separată) către un serviciu de sigiliu electronic. Serviciul returnează fișierul ștampilat, urmând ca acesta să fie validat, arhivat și livrat destinatarului prin metode specifice fiecărei companii.

Exemplu: adeverințe generate de o platformă de resurse umane

• O platformă de resurse umane poate genera automat adeverințe de venit sau de vechime din datele aprobate în sistemul folosit de companie;

• Înainte de sigilare, mai multe platforme pot verifica tipul documentului și informațiile care trebuie incluse;

• Adeverința emisă și verificată astfel este trimisă serviciului de sigiliu electronic, apoi revine în platformă pentru validare și arhivare;

• Documentul sigilat este pus la dispoziția angajatului în canalul stabilit în procedurile companiei;

• Accesul poate fi legat de contul angajatului, fără ca un operator să intervină pentru fiecare adeverință.

Când ar trebui să folosești sigiliul electronic, semnătura electronică sau ambele?

În funcție de procedură, sigiliul electronic este în general util pentru orice document care trebuie să dovedească faptul că provine din partea companiei. Dacă procedura cere aprobarea explicită a unei persoane, documentul are nevoie și de semnătura electronică a persoanei respective.

Sigiliu electronic: dacă sistemul emite documentul în numele companiei

Sigiliul electronic calificat poate fi folosit când un sistem informatic generează documentul în numele companiei. Câteva exemple în care sigiliul electronic ar putea fi suficient sunt:

• Adeverințe;

• Extrase de cont;

• Rapoarte;

• Confirmări de plată.

Organizația trebuie să autorizeze sistemele care pot solicita sigilarea. Procedura trebuie să indice și când este necesară aprobarea unei persoane prin semnătură electronică.

Semnătura electronică: dacă o persoană trebuie să aprobe conținutul

Semnătura electronică este necesară când procedura cere ca o persoană să își exprime aprobarea sau să își asume semnarea documentului.

De exemplu, într-o companie care operează B2B și B2C, contractele de până la un anumit prag pot fi generate automat.

Un contract de valoare mare, în schimb, poate necesita aprobarea explicită a unui reprezentant. Dacă procedura cere această asumare, persoana cu drept de reprezentare semnează electronic documentul.

Sistemul emite documentul, iar o persoană îl aprobă ulterior

Un proces mixt poate aplica sigiliul electronic la emitere și semnătura electronică atunci când persoana autorizată aprobă ulterior conținutul. Astfel, sistemul și persoana au roluri distincte.

O companie de leasing poate genera automat o ofertă din datele introduse de client. Sistemul aplică sigiliul calificat pentru a lega oferta de compania emitentă.

Dacă oferta este acceptată, contractul final ajunge la reprezentantul autorizat. Acesta îl semnează electronic pentru a confirma acordul asupra clauzelor.

Automatizarea documentelor presupune câțiva pași de pregătire

O companie care încă nu și-a automatizat fluxul de documente interne trebuie să parcurgă câțiva pași de documentare și pregătire pentru a alege soluțiile potrivite.

Înainte de a configura softul de facturare automată, sistemul ERP sau o platformă de resurse umane, trebuie stabilit dacă legea și procedura specifică documentului permit utilizarea sigiliului electronic sau a semnăturii electronice.

Ca regulă generală:

• Dacă documentul trebuie să dovedească doar proveniența, sigiliul electronic este suficient;

• Dacă documentul trebuie aprobat de o persoană autorizată, semnătura electronică a acesteia este necesară.

Compania are responsabilitatea de a achiziționa astfel de servicii doar de la prestatori calificați, înscriși pe lista de încredere a Autorității pentru Digitalizarea României.

(3823)